Das Fahrtenbuch erfasst Fahrten für das aktive Fahrzeug technisch so, wie es die in Deutschland üblichen Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes elektronisches Fahrtenbuch verlangen: fortlaufend, zeitnah, nachvollziehbar und ohne spurlose Änderungen. Eine Garantie für die steuerliche Anerkennung im Einzelfall kann diese oder jede andere Software nicht geben – das entscheidet im Zweifel das Finanzamt anhand der konkreten Führung.
Anders als bei Ausgaben oder Tankfüllungen wird eine einmal gespeicherte Fahrt nie überschrieben oder gelöscht. Jede Korrektur, Klassifizierung oder Stornierung erzeugt einen eigenen, zeitgestempelten Eintrag in der Änderungshistorie der Fahrt. So bleibt lückenlos nachvollziehbar, was ursprünglich eingetragen und was später warum geändert wurde – genau das verlangt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.
Das Fahrtenbuch ist wie Tanken und Ausgaben immer dem gerade aktiven Fahrzeug zugeordnet. Über Neue Fahrt führt ein Formular in fünf Schritten durch die Erfassung:
Passt der eingetragene Start-Kilometerstand nicht zum End-Kilometerstand der vorherigen Fahrt, erscheint ein Pflichtfeld für eine kurze Begründung, zum Beispiel „Vortankstopp vergessen einzutragen“. Erst mit dieser Begründung lässt sich die Fahrt speichern. So verhindert das Fahrtenbuch, dass Kilometer unbemerkt „verschwinden“, ohne die Erfassung zu blockieren.
Fahrten ohne Klassifizierung gelten als offen und werden auf der Fahrtenbuch-Übersicht nach Alter gruppiert angezeigt (heute, gestern, älter als ein Tag). Eine feste gesetzliche Frist für die Klassifizierung gibt es nicht, „zeitnah“ wird in der Praxis unterschiedlich ausgelegt – die Übersicht und eine Erinnerungs-E-Mail (sofern der Wartungs-Cronjob eingerichtet ist) sollen lediglich helfen, offene Fahrten nicht zu vergessen. Nichts wird automatisch klassifiziert oder verworfen.
In den Fahrt-Details lässt sich eine noch unklassifizierte Fahrt nachträglich klassifizieren, ein einzelnes Feld mit Begründung ändern oder die ganze Fahrt mit Begründung stornieren. Eine stornierte Fahrt bleibt weiterhin sichtbar und in der Änderungshistorie erkennbar, zählt aber nicht mehr in der Kilometerkette der nächsten Fahrt dieses Fahrzeugs mit. Jede dieser Aktionen verlangt eine kurze Begründung und wird mit Zeitpunkt und Benutzername in der Änderungshistorie der Fahrt protokolliert.
Über Fahrtenbuch abschließen auf der Übersichtsseite lässt sich ein Kalenderjahr endgültig fixieren. Vor dem Abschluss läuft automatisch eine Integritätsprüfung; nur wenn sie fehlerfrei ist, lässt sich das Jahr abschließen. Danach sind normale Änderungen an Fahrten dieses Jahres nicht mehr möglich – notwendige Korrekturen laufen nur noch als eigens gekennzeichneter Nachtrag mit Pflichtbegründung, der den ursprünglichen, abgeschlossenen Stand nicht verändert, sondern sichtbar ergänzt.
Für ein abgeschlossenes Jahr stehen ein CSV-Export (Datum, Kilometerstände, Klassifizierung, Partner, Zweck, Status) und ein PDF-Prüfbericht mit Zusammenfassung nach Geschäftlich/Privat/Arbeitsweg zur Verfügung, zum Beispiel zur Weitergabe an die Steuerberatung.
Das Fahrtenbuch wird nicht als „rechtssicher“ oder „vom Finanzamt anerkannt“ beworben. Es ist technisch an die in der Praxis üblichen Anforderungen angelehnt (u. a. fortlaufend, zeitnah, änderungssicher, in sich geschlossen), eine Garantie für die steuerliche Anerkennung im Einzelfall kann Software grundsätzlich nicht geben. Bei mehreren Fahrzeugen im selben Konto gilt außerdem: Der Jahresabschluss sperrt aktuell das gesamte Kalenderjahr für den Account, nicht nur für ein einzelnes Fahrzeug.